Por Adriana Sánchez*
Te juro que tenemos tiempo.
Me vas a decir que no, que no estoy ahí con vos, que no sabés lo que es esto, que no paran de darme cosas para hacer y que la lista de pendientes es infinita.
De acuerdo, tenés razón. Pero eso no modifica lo que estás viviendo ni cómo te sentís al respecto ni los costos que pagás por trabajar de esa forma.
Y ya que te dí la razón, reformulo mi afirmación: te juro que tenemos tiempo pero nos damos el lujo de perderlo casi sin darnos cuenta. Y no me creas a mí, según el calendario gregoriano tenemos 24 horas por día :)
Entonces, tal vez no se trata de gestionar el tiempo sino de gestionarnos a nosotros mismos.
En nuestra actividad dando servicios a empresas, vemos a diario clientes que están corriendo detrás de las cosas, apagando incendios, atajando penales, tapando baches y las analogías y metáforas que se te ocurran para decir que trabajan en la superficie pero no en la base.
A esta respuesta le llamamos "estar reactivos a lo que pasa" y, agregamos, nos peleamos con eso, interna y externamente. No terminamos de aceptar lo que pasa y lo vivimos en la pretensión de que eso no suceda más pero, honestamente, ¿qué estamos haciendo para que eso deje de pasar?, ¿desde dónde evaluamos el día a día para mejorar nuestra productividad y satisfacción?
Sí, satisfacción. La tuya, la de tu equipo, la de tus compañeros, la de tu jefe. Pero por sobre todas las cosas la propia, ya que convivis con vos y tus pensamientos 24x7.
Probablemente para elevar los niveles de satisfacción dentro del ámbito laboral no se necesite de una sola cosa pero el poder gestionar nuestro día a día a través de las decisiones, creemos que es una de las que, sí o sí, necesitamos.
Las elecciones de hoy determinan cómo serán las próximas semanas: ¿qué decisiones NO estás tomando que podrían modificar la relación entre el tiempo que dedicás y los resultados que tenés?
Y elegimos por cómo evaluamos las situaciones que se nos presentan. (¿Se nos presentan o no hicimos nada para que no se nos presenten? Ok, quizás ambas. El tema es si logramos distinguir la diferencia.)
Pero vuelvo a contarte de nuestros clientes. Cada vez que empezamos a revisar la "falta de tiempo" emergen las acciones que se podrían haber tomado para prevenir varias de esas situaciones. ¿Todas las situaciones? NO. ¿Varias de esas situaciones? SI.
¿Qué vemos qué faltó? La mayoría de las veces PARAR para revisar y diseñar un plan, un mini plan, un bocetito...algo!. Pero ¿cómo parar si estoy a mil? PARANDO. Perdón pero no encontramos una receta magistral, solo tomar la decisión para revisar qué cosas tienen prioridad y cómo entra en esas prioridades el tiempo para crear algunas soluciones de base.
Si todo tiene la misma importancia y requiere de mucha dedicación desconfiá de tu evaluación.
Observamos que en la frase "no tengo tiempo" se esconde la idea de necesitar MUCHO tiempo para revisar. ¿Tenés media hora? Media hora por día suman dos horas y media por semana, que sumarán diez horas extras al mes para trabajar en las ansiadas soluciones (se que sabés sumar pero no me resistí a la tentación de escribir DIEZ HORAS EXTRAS para pensar cómo resolver. Para quien dice no tener tiempo, ganar DIEZ HORAS es como sacarse la lotería. Bueno, exageré pero tendrían que ver a nuestros clientes felices como perdices ganando 10 HORAS).
Un ejemplo de soluciones de base puede ser sistematizar algunos procesos. Decidir qué informes, reuniones, etc pueden estar siendo inútiles. Evaluar dónde se generan los cuellos de botella y tomar decisiones para modificarlo y si no podés tomar esas decisiones ¿las podés proponer?.
Hasta acá parece fácil, ¿no? Hasta acá tal vez no esté contándote algo que no sepas (aunque a veces leerlo ayuda)
Entonces, si entendemos la teoría, ¿por qué no la llevamos a la práctica?
Nos han contestado:
- Porque aunque me enoje, me siento útil (honestidad plena)
- Porque en esta empresa las cosas siempre son así
- Porque mi jefe me cambia las prioridades
- Porque mis compañeros están desorganizados
- Porque no tengo tiempo para parar (obvio, esta es infaltable!)
- Porque lo urgente es más urgente que todo lo importante.
Te hacemos una propuesta:
Lo seguimos haciendo igual porque no estamos tomando la decisión de modificarlo.
Porque modificarlo también requiere un esfuerzo extra, porque estamos acostumbrados a la incomodidad de trabajar de esa forma y, digamos todo, algunos hemos estado en estos tiempos de pandemia coqueteando con la resignación (sentimos que nada va a cambiar a pesar de lo que hagamos).
En definitiva, porque hay una forma en la que te estás evaluando a vos, a las tareas, a la empresa, a tu día a día que no te ayuda a generar el cambio. Y después nos preguntamos por qué algunos cursos de gestión del tiempo no nos terminan sirviendo. Porque muchas veces, no ayudan a cambiar la forma de relacionarte con tus objetivos laborales.
Y traemos a la mesa la palabra "OBJETIVOS": ¿qué objetivo tenés en tu trabajo (o en tu vida)? ¿qué objetivo tenés esta semana, este mes? ¿y para tu equipo? En definitiva, ¿qué querés que pase que no está pasando y que para vos sería importante?
Si no ponemos un objetivo clave y propio (que sea relevante por alguna razón) es fácil perderse en el día a día. Es fácil tomar decisiones apresuradas sin tener en cuenta los costos que terminamos pagando por postergar o por decir que sí o por no negociar entregas.
Si no ponemos un objetivo clave: ¿cómo estás evaluando tu progreso? ¿o tu retroceso? ¿en base a qué estás evaluando? Porque cuando evaluamos en base a expectativas, sobre lo que “debería pasar pero no pasa”, hay chances de que nos frustremos.
Si no ponemos un objetivo clave: ¿en cuánto tiempo decidís terminar las cosas? ¿a cuántas interrupciones le decis que SI sin calcular el costo? ¿cuántas horas más te va a llevar resolver esa tarea que se estira como si fuera un chicle?
Si no ponemos un objetivo clave: ¿cómo vas a declarar satisfacción y hasta felicidad con un resultado? ¿cómo vas a construir ese futuro donde hay tiempo para cosas importantes y valiosas?
¿Y si el inicio fuera poner un objetivo para esta semana y medir solo eso?
¡Por favor, no evalúes todo!
Poner un objetivo es decidir previamente sobre qué vas a evaluar (dónde tenés dificultades, cuándo se atascan los procesos, qué cosas salen bien). Y podés evaluar para aprender. No para aprobar.
De acuerdo, tal vez no es tan simple pero por algún lado tenemos que empezar si queremos salir de la “trampa del no tengo tiempo” que tantas veces nos conflictúa y agota para crear un resultado que te permita a vos y a tu equipo, al menos en ese objetivo, festejar que lo lograron.